管理費・修繕積立金を管理(保管)する通帳と印鑑

管理費等を管理(保管)する管理組合名義口座の通帳または印鑑と、同口座に保管されている管理費等については、管理組合に管理責任があります。

そして、管理費等を管理(保管)する管理組合名義口座の通帳または印鑑、同口座に保管されている管理費等は、管理組合の責任において管理しなければなりません。

とはいえ、積立額などが大きくなってくると、管理する側の精神的な負担も大きくなってきますね。
管理組合の大事な財産、事件事故が起こってからでは取り返しがつきません。

最良の方法は、各マンションで変わってくるかもしれませんが、一般的な例として、下記のように対応している場合があります。

通帳と印鑑を分けて管理・保管する
通帳と印鑑を一人が管理せず、保管者を分離することにより、内部牽制が働き不正を防止することができます。
(例・・・管理会社は管理組合名義の収納口座の通帳を保管し、印鑑は理事長が保管。毎月通帳の写しを管理会社より提出してもらうなど)

管理費に入金になった修繕積立金の振り替え期日を明確にする
(例・・・収納口座に入金された管理費等のうち、修繕積立金等は3日以内に保管口座に移管するなど)

公共料金等振替で支払えるものは全て振替方式とする
(例・・・管理費口座と、修繕積立金口座を別にしていることを前提に、管理費口座より引き落としにするなど)

公共料金・固定費以外の支出に関しては、二重チェックを行う
(「その他」の支払については、管理会社は「支払伺い」を理事長に提出し、承認を得た後、支払業務を行う二重チェック方式にするなど)

専門家によるアドバイスや助言が必要と考えられる場合は、マンション管理士、コンサルティング会社を利用するのも一つの選択肢ではないでしょうか。早い時期に、管理組合にとって最善と思える方法を理事会で話し合い、必要であれば総会を開き、適切に管理保管することが求められます。
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